LMIA 2025 : Respecter les règles après l’approbation du dossier

L'approbation d'une LMIA est une victoire, mais ce n'est pas la ligne d'arrivée. Pour les équipes RH, le véritable défi en matière de conformité commence après l'embauche du travailleur étranger. À partir de 2025, les pénalités pour les infractions commises après l'approbation ont doublé, et Service Canada multiplie les vérifications auprès des employeurs des années après la décision relative à l'EIMT.

Dans cet article, nous expliquons ce que votre entreprise doit faire après avoir reçu une EIMT positive, ce qu'elle doit documenter, combien de temps elle doit le conserver et ce qui déclenche les inspections.

L'approbation de l'EIMT n'est qu'un début

Une fois que votre LMIA est approuvé et que votre employé étranger commence à travailler, vos obligations en tant qu'employeur passent en mode de conformité à long terme.

Service Canada peut procéder à des inspections aléatoires ou ciblées à tout moment au cours des six années suivant l'embauche. Si vous ne pouvez pas fournir de preuve de conformité, vous risquez.. :

• des amendes pouvant aller jusqu'à 100 000 $ par infraction
• des interdictions temporaires ou permanentes d'accès au programme d'EIMT
• une inscription publique en tant qu'employeur non conforme.

Obligations de l'employeur après l'entrée en vigueur de la LMIA

Vous devez vous assurer que le travailleur

• reçoive le salaire indiqué dans votre LMIA
• effectue les tâches énumérées dans la demande
• travaille selon les heures et l'horaire promis
• bénéficie des avantages sociaux et du logement (le cas échéant) prévus par l'accord
• n'est pas déplacé d'un lieu à l'autre ou d'une fonction à l'autre sans autorisation préalable.

La règle des 6 ans : Ce que vous devez conserver dans vos dossiers

La loi oblige les employeurs à conserver tous les documents pendant six ans à compter du premier jour d'emploi. Il s'agit notamment des documents suivants

• la lettre de décision et le dossier de candidature de l'EIMT
• Contrat de travail et offre signée
• Feuilles de temps et horaires
• Documents relatifs au paiement du salaire (talons de chèque, justificatifs bancaires)
• Versements d'impôts et T4
• Preuve de prestations ou de logement (le cas échéant)
• Dossiers de recrutement et offres d'emploi

Service Canada peut demander ces documents à tout moment, même des années après le départ du travailleur.

Qu'est-ce qui déclenche un audit de conformité ?

Votre entreprise peut être sélectionnée pour une inspection si

• le travailleur dépose une plainte
• vous demandez plusieurs LMIA pour le même poste
• vous travaillez dans un secteur à haut risque (commerce de détail, construction, agriculture, etc.)
• votre dossier présente des incohérences (par exemple, salaire inférieur au taux du marché)

Pour la seule année 2024, 11 % des employeurs inspectés ont été jugés non conformes et 20 entreprises ont été exclues du programme, soit cinq fois plus que l'année précédente.

Sanctions et exposition au public

Les conséquences de la non-conformité sont graves et durables :

Une fois inscrit sur la liste publique, il devient plus difficile d'embaucher des travailleurs étrangers, même dans le cadre d'autres programmes.

Lacunes courantes en matière de ressources humaines dans la conformité à l'EIMT

Même les services de ressources humaines bien organisés ont souvent des lacunes dans des domaines tels que :

• Stockage fragmenté des dossiers dans différents systèmes ou dossiers
• Rotation du personnel, entraînant des processus non documentés ou des connaissances manquantes sur les cas.
• Conservation incohérente des dossiers entre les services de la paie, des ressources humaines et des opérations
• Changements non suivis dans les rôles, les salaires ou les lieux de travail pendant le séjour du travailleur.

Conseil : utilisez une liste de contrôle de conformité commune aux équipes chargées du SIRH, de la paie et de l'immigration afin de rester en phase.

Comment rester prêt pour l'audit

Les équipes RH doivent :

• utiliser des systèmes RH centralisés pour stocker les dossiers LMIA
• Effectuer des audits internes de conformité chaque année
• Maintenir la synchronisation de la paie, du suivi du temps et des descriptions de poste
• Travailler avec des conseillers en immigration pour mettre à jour les LMIA en cas de changement.

Liste de contrôle rapide : Votre dossier d'EIMT est-il prêt à être vérifié ?

• Les annonces d'emploi et les preuves de recrutement sont sauvegardées avec l'horodatage.
• Le contrat et les fonctions correspondent à la demande d'AEMT
• Les registres des salaires, des heures et des horaires sont à jour.
• Les changements de lieu ou de rôle sont reflétés dans les permis
• Les données relatives à la paie et aux impôts sont accessibles et synchronisées.
• Tous les documents sont conservés pendant six ans, par nom d'employé.

La conformité à l'EIDM est un travail de longue haleine

Votre responsabilité ne s'arrête pas à l'approbation de l'accord LMIA, elle se poursuit pendant 6 ans. Le meilleur moyen de rester en sécurité est de considérer la conformité à l'EIMT comme une obligation légale à long terme, et pas seulement comme une étape de l'immigration.

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