Les employeurs canadiens font l'objet d'une surveillance accrue dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET). Depuis 2020, le nombre d'inspections a augmenté de plus de 50 % et l'amende moyenne pour non-conformité dépasse désormais 75 000 dollars par infraction.
Que vous supervisiez les ressources humaines d'une entreprise nationale de construction, d'une entreprise de logistique ou d'une entreprise technologique en pleine croissance, une préparation proactive n'est pas facultative, elle est essentielle.
Ce guide complet fournit un cadre clair, étape par étape, fondé sur des cas réels d'application de la loi, pour vous aider à protéger votre organisation.
De nombreux responsables des ressources humaines sous-estiment la facilité avec laquelle une inspection peut être déclenchée. Contrairement à la croyance populaire, la plupart des audits ne sont pas aléatoires, mais résultent souvent de schémas récurrents dans les demandes d'AEMT ou de plaintes de travailleurs non résolues. Même les organisations jouissant d'une solide réputation peuvent faire l'objet d'un examen lorsque des signaux d'alerte apparaissent. Comprendre les déclencheurs les plus courants vous aidera à évaluer votre profil de risque et à traiter les vulnérabilités potentielles de manière proactive.
| Type de déclencheur | Description de l'élément déclencheur |
| Sélection aléatoire | Audits de routine pour vérifier l'intégrité du programme |
| Plaintes | Rapports des travailleurs, des syndicats ou d'autres tiers |
| Modèles d'EIGM | Demandes répétées pour des rôles similaires ou codes CNP signalés |
| Violations antérieures | Les antécédents de non-conformité augmentent la probabilité d'un audit futur. |
| Conseils anonymes | Conseils vérifiés ou anonymes soumis à Service Canada |
Conseil : Une seule anomalie peut entraîner une suspension de plusieurs années.
Les inspections sont approfondies et axées sur les détails. Les inspecteurs ont le pouvoir d'examiner pratiquement tous les documents liés à vos travailleurs étrangers temporaires. Ils recherchent la cohérence de tous vos documents ; si les contrats, les fiches de paie et les descriptions de poste ne concordent pas, cela peut être interprété comme une non-conformité. Pour vous préparer efficacement, vous devez savoir exactement quels documents seront demandés et les conserver dans un système organisé.
| Domaine de la documentation | Exemples de documents requis |
| Contrats de travail | Accords signés décrivant les salaires et les tâches. |
| Fiches de paie | Bulletins de paie, preuves de dépôt direct, versements de l'ARC |
| Documents de recrutement | Offres d'emploi, notes d'entretien, justification de la sélection |
| Vérification des titres de compétences | Licences, certificats, évaluations d'équivalence |
| Formation en matière de santé et de sécurité | Dossiers SIMDUT, registres de formation à l'équipement |
| Preuves des conditions de travail | Feuilles de temps, calendriers, dossiers montrant le respect des engagements pris dans le cadre de l'accord sur le marché du travail. |
Exemple concret : Un détaillant national a été condamné à une amende de 50 000 $ après que les inspecteurs eurent constaté que les salaires ne correspondaient pas aux documents relatifs à l'accord sur le marché du travail.
La préparation ne doit jamais commencer le jour où vous recevez une notification. Au contraire, elle doit être intégrée à vos processus de ressources humaines et faire l'objet d'un examen régulier. Les employeurs qui restent organisés et à jour sont bien mieux équipés pour répondre calmement et efficacement à l'arrivée des inspecteurs. Les bonnes pratiques suivantes permettent à votre entreprise d'être prête à tout moment, que l'inspection ait été annoncée ou qu'elle ait eu lieu par surprise.
Étapes de préparation
Conseil : des dossiers bien organisés peuvent réduire la durée de l'audit jusqu'à 40 %.
Chaque secteur est confronté à des risques de conformité et à des réalités opérationnelles qui lui sont propres. Une stratégie de préparation qui fonctionne dans une entreprise technologique peut échouer dans le secteur de la construction ou de la fabrication. Les responsables des ressources humaines doivent adapter leurs programmes de conformité aux exigences spécifiques de leur secteur en matière de documentation, de tenue des dossiers et de contrôle. Voici comment les dirigeants de chaque secteur peuvent renforcer leur préparation et minimiser les risques.
Le secteur des transports est confronté à des exigences opérationnelles complexes, à de longs itinéraires, à des horaires fluctuants et à de lourdes exigences en matière de documentation. Les équipes RH des entreprises de transport routier doivent être particulièrement attentives au suivi des heures de travail, à la tenue de registres de paie précis et à la définition claire des relations de travail, afin d'éviter les faux pas coûteux.
Les employeurs du secteur de la construction sont souvent confrontés à des projets au rythme rapide et à une sous-traitance à plusieurs niveaux. En l'absence d'accords clairs et d'une tenue minutieuse des dossiers, il est facile pour les tâches et les salaires de s'écarter des conditions approuvées par l'accord LMIA, ce qui déclenche un examen approfondi.
Les organismes de santé sont soumis à des normes rigoureuses en matière d'accréditation et de protection de la vie privée. La conformité exige non seulement de vérifier les qualifications, mais aussi de protéger les informations personnelles sensibles, tout en veillant à ce que chaque rôle s'aligne sur les engagements de l'EIDM.
La croissance rapide et les environnements de travail dynamiques rendent les entreprises technologiques vulnérables aux lacunes en matière de conformité. Les suppositions concernant les exemptions ou le statut d'entrepreneur peuvent rapidement conduire à des sanctions si elles ne sont pas étayées par des preuves claires et une documentation cohérente.
Dans l'industrie manufacturière, les pics saisonniers et les effectifs importants peuvent mettre à rude épreuve les systèmes d'archivage. Les employeurs doivent être vigilants quant au suivi de la formation, des heures supplémentaires et de l'alignement sur la CNP afin de maintenir la conformité lorsque les exigences du travail changent.
La réception d'un avis d'inspection n'est pas une cause de panique, mais elle exige une action rapide et organisée. Une communication claire, une chaîne de responsabilité définie et une documentation précise sont essentielles pour démontrer la bonne foi de votre entreprise et son engagement à respecter la réglementation. Utilisez ce processus pour guider votre première réaction dans les heures et les jours critiques qui suivent la notification.
Les inspections peuvent être stressantes, en particulier pour les grands employeurs ayant plusieurs sites de travail. Les inspecteurs posent des questions détaillées, demandent des éclaircissements et attendent une coopération rapide. Votre réponse doit être professionnelle, transparente et méticuleusement documentée. Cette approche démontre que votre organisation prend la conformité au sérieux et qu'elle est prête à remédier à tout manquement.
Bonnes pratiques :
Bien que les inspections couvrent de nombreux domaines, les inspecteurs se concentrent souvent sur un ensemble d'indicateurs de risque qui révèlent des faiblesses systémiques. Connaître leurs priorités peut vous aider à vous préparer plus efficacement et à éviter les erreurs courantes qui déclenchent des enquêtes plus approfondies ou des pénalités plus importantes.
Conseil : Une mauvaise tenue des dossiers ou des réponses vagues conduisent souvent à une escalade des audits et à une atteinte à la réputation.
Après l'inspection, vous recevrez un rapport officiel décrivant les conclusions et les prochaines étapes. Il est essentiel de lire attentivement le rapport, de clarifier immédiatement toute incertitude et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Les entreprises qui réagissent de manière professionnelle et rapide obtiennent souvent des résultats plus favorables, même si des problèmes ont été identifiés.
Les inspecteurs émettront
Statistique : ces dernières années, 21 % des employeurs contrôlés ont fait l'objet de sanctions ou de suspensions.
La plupart des mesures d'exécution découlent d'un ensemble prévisible d'erreurs. En reconnaissant ces pièges et en y remédiant, les responsables des ressources humaines peuvent réduire de manière significative la probabilité de sanctions.
| Piège | Comment l'éviter |
| Dossiers incomplets | Utilisez une liste de contrôle pour vous assurer que tous les documents sont conservés. |
| Divergences salariales | Vérifier l'exactitude des salaires tous les trimestres. |
| Dérive des tâches | Mettez à jour les descriptions de poste lorsque les rôles évoluent. |
| Réponses retardées | Désigner un coordinateur de la conformité pour assurer le suivi des échéances. |
| Mauvaise communication | Former les responsables et les employés aux attentes en matière d'inspection. |
Exemple :
Une entreprise de construction a été suspendue pour trois ans simplement parce qu'elle n'a pas répondu à de nombreux courriels demandant des éclaircissements.
La qualité de votre préparation dépend de celle de vos ressources. Fournissez à votre équipe les outils dont elle a besoin pour rester organisée et confiante :
Conseil : Conservez toutes les ressources dans un dossier centralisé sur la conformité, accessible au personnel clé.
Même des employeurs réputés et bien dotés en ressources ont dû faire face à des sanctions pour des erreurs qui auraient pu être évitées. La meilleure défense est la préparation. Réservez un audit gratuit de conformité en matière d'immigration avec les experts de notre équipe.