Préparer une inspection du Programme des travailleurs étrangers

Les employeurs canadiens font l'objet d'une surveillance accrue dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET). Depuis 2020, le nombre d'inspections a augmenté de plus de 50 % et l'amende moyenne pour non-conformité dépasse désormais 75 000 dollars par infraction.

Que vous supervisiez les ressources humaines d'une entreprise nationale de construction, d'une entreprise de logistique ou d'une entreprise technologique en pleine croissance, une préparation proactive n'est pas facultative, elle est essentielle.

Ce guide complet fournit un cadre clair, étape par étape, fondé sur des cas réels d'application de la loi, pour vous aider à protéger votre organisation.

Qu'est-ce qui déclenche une inspection ?

De nombreux responsables des ressources humaines sous-estiment la facilité avec laquelle une inspection peut être déclenchée. Contrairement à la croyance populaire, la plupart des audits ne sont pas aléatoires, mais résultent souvent de schémas récurrents dans les demandes d'AEMT ou de plaintes de travailleurs non résolues. Même les organisations jouissant d'une solide réputation peuvent faire l'objet d'un examen lorsque des signaux d'alerte apparaissent. Comprendre les déclencheurs les plus courants vous aidera à évaluer votre profil de risque et à traiter les vulnérabilités potentielles de manière proactive.

Conseil : Une seule anomalie peut entraîner une suspension de plusieurs années.

Ce que les inspecteurs examineront

Les inspections sont approfondies et axées sur les détails. Les inspecteurs ont le pouvoir d'examiner pratiquement tous les documents liés à vos travailleurs étrangers temporaires. Ils recherchent la cohérence de tous vos documents ; si les contrats, les fiches de paie et les descriptions de poste ne concordent pas, cela peut être interprété comme une non-conformité. Pour vous préparer efficacement, vous devez savoir exactement quels documents seront demandés et les conserver dans un système organisé.

Exemple concret : Un détaillant national a été condamné à une amende de 50 000 $ après que les inspecteurs eurent constaté que les salaires ne correspondaient pas aux documents relatifs à l'accord sur le marché du travail.

Comment se préparer avant de recevoir une notification

La préparation ne doit jamais commencer le jour où vous recevez une notification. Au contraire, elle doit être intégrée à vos processus de ressources humaines et faire l'objet d'un examen régulier. Les employeurs qui restent organisés et à jour sont bien mieux équipés pour répondre calmement et efficacement à l'arrivée des inspecteurs. Les bonnes pratiques suivantes permettent à votre entreprise d'être prête à tout moment, que l'inspection ait été annoncée ou qu'elle ait eu lieu par surprise.

Étapes de préparation

• Créez un classeur central de conformité (numérique et papier).
• Désigner un responsable principal de la conformité et un contact de remplacement
• Effectuer des audits internes tous les 6 à 12 mois
• Examiner et mettre à jour les dossiers LMIA et les descriptions de poste tous les trimestres
• Conserver toutes les preuves de recrutement pour chaque poste
• Documenter la formation, l'intégration et l'attribution des rôles de manière cohérente.

Conseil : des dossiers bien organisés peuvent réduire la durée de l'audit jusqu'à 40 %.

Conseils de préparation spécifiques à l'industrie

Chaque secteur est confronté à des risques de conformité et à des réalités opérationnelles qui lui sont propres. Une stratégie de préparation qui fonctionne dans une entreprise technologique peut échouer dans le secteur de la construction ou de la fabrication. Les responsables des ressources humaines doivent adapter leurs programmes de conformité aux exigences spécifiques de leur secteur en matière de documentation, de tenue des dossiers et de contrôle. Voici comment les dirigeants de chaque secteur peuvent renforcer leur préparation et minimiser les risques.

Transport et camionnage

Le secteur des transports est confronté à des exigences opérationnelles complexes, à de longs itinéraires, à des horaires fluctuants et à de lourdes exigences en matière de documentation. Les équipes RH des entreprises de transport routier doivent être particulièrement attentives au suivi des heures de travail, à la tenue de registres de paie précis et à la définition claire des relations de travail, afin d'éviter les faux pas coûteux.

• Utilisez des registres intégrés au GPS et reliés aux systèmes de paie.
• Joignez les horaires des trajets et les affectations de voyage au dossier de chaque travailleur.
• Réévaluez chaque année la classification des entrepreneurs par rapport à celle des employés.

Le secteur de la construction

Les employeurs du secteur de la construction sont souvent confrontés à des projets au rythme rapide et à une sous-traitance à plusieurs niveaux. En l'absence d'accords clairs et d'une tenue minutieuse des dossiers, il est facile pour les tâches et les salaires de s'écarter des conditions approuvées par l'accord LMIA, ce qui déclenche un examen approfondi.

• Rédiger des accords de sous-traitance faisant clairement référence au respect de l'accord LMIA.
• Assurer le suivi des orientations spécifiques au site et de la formation à la sécurité.
• Mettre à jour les descriptions de poste lorsque les tâches changent.

Soins de santé

Les organismes de santé sont soumis à des normes rigoureuses en matière d'accréditation et de protection de la vie privée. La conformité exige non seulement de vérifier les qualifications, mais aussi de protéger les informations personnelles sensibles, tout en veillant à ce que chaque rôle s'aligne sur les engagements de l'EIDM.

• Vérifiez l'équivalence des diplômes avant d'intégrer le personnel.
• Stocker les certifications en toute sécurité, conformément aux réglementations en matière de confidentialité.
• Conservez les dossiers de développement professionnel de manière cohérente.

La technologie

La croissance rapide et les environnements de travail dynamiques rendent les entreprises technologiques vulnérables aux lacunes en matière de conformité. Les suppositions concernant les exemptions ou le statut d'entrepreneur peuvent rapidement conduire à des sanctions si elles ne sont pas étayées par des preuves claires et une documentation cohérente.

• Confirmez les exemptions de l'accord LMIA pour chaque poste hautement qualifié.
• Utiliser des lettres d'offre standardisées avec des détails clairs sur la rémunération.
• Conservez les dossiers de recrutement et d'affichage.

L'industrie manufacturière

Dans l'industrie manufacturière, les pics saisonniers et les effectifs importants peuvent mettre à rude épreuve les systèmes d'archivage. Les employeurs doivent être vigilants quant au suivi de la formation, des heures supplémentaires et de l'alignement sur la CNP afin de maintenir la conformité lorsque les exigences du travail changent.

• Mettre en place des systèmes de suivi du temps de travail pour le personnel saisonnier.
• Veiller à ce que les descriptions de poste soient alignées sur les codes de la CNP.
• Conservez les registres de sécurité et de formation de tous les employés.

Mesures immédiates à prendre après avoir reçu un avis d'inspection

La réception d'un avis d'inspection n'est pas une cause de panique, mais elle exige une action rapide et organisée. Une communication claire, une chaîne de responsabilité définie et une documentation précise sont essentielles pour démontrer la bonne foi de votre entreprise et son engagement à respecter la réglementation. Utilisez ce processus pour guider votre première réaction dans les heures et les jours critiques qui suivent la notification.

1. Accuser réception : Confirmez par écrit que vous avez reçu la notification.
2. Examiner le champ d'application et les délais : Déterminez les années, les employés et les documents concernés.
3. Sécurisez la documentation : Rassemblez les contrats, les registres de paie, les dossiers de recrutement et les registres de formation.
4. Informer la direction : Informez votre responsable de la conformité et votre parrain exécutif.
5. Attribuer les rôles : Désignez une personne chargée d'assurer la liaison avec les inspecteurs.
6. Préparer les employés : Informez le personnel et les responsables des entretiens prévus.
7. Confirmez les délais : La plupart des réponses sont attendues dans les 30 jours.
   
   

Pendant l'inspection

Les inspections peuvent être stressantes, en particulier pour les grands employeurs ayant plusieurs sites de travail. Les inspecteurs posent des questions détaillées, demandent des éclaircissements et attendent une coopération rapide. Votre réponse doit être professionnelle, transparente et méticuleusement documentée. Cette approche démontre que votre organisation prend la conformité au sérieux et qu'elle est prête à remédier à tout manquement.

Bonnes pratiques :

• Faites preuve de transparence et de professionnalisme à tout moment.
• Tenez un registre de chaque demande et de chaque document soumis.
• Fournir rapidement les documents demandés.
• Évitez de spéculer, vérifiez les détails avant de répondre.

Ce que les inspecteurs recherchent vraiment

Bien que les inspections couvrent de nombreux domaines, les inspecteurs se concentrent souvent sur un ensemble d'indicateurs de risque qui révèlent des faiblesses systémiques. Connaître leurs priorités peut vous aider à vous préparer plus efficacement et à éviter les erreurs courantes qui déclenchent des enquêtes plus approfondies ou des pénalités plus importantes.

• Cohérence des salaires: Les fiches de paie, les demandes d'AEMT et les contrats correspondent-ils exactement ?
• Alignement des rôles: Les employés effectuent-ils uniquement les tâches approuvées dans l'EIGM ?
• Organisation des dossiers: Pouvez-vous récupérer les documents dans les 48 heures ?
• Preuve des qualifications: Les licences et les certifications sont-elles à jour et vérifiées ?
• Preuve de recrutement: Avez-vous des preuves claires que les Canadiens ont été considérés en premier ?

Conseil : Une mauvaise tenue des dossiers ou des réponses vagues conduisent souvent à une escalade des audits et à une atteinte à la réputation.

Après l'inspection

Après l'inspection, vous recevrez un rapport officiel décrivant les conclusions et les prochaines étapes. Il est essentiel de lire attentivement le rapport, de clarifier immédiatement toute incertitude et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Les entreprises qui réagissent de manière professionnelle et rapide obtiennent souvent des résultats plus favorables, même si des problèmes ont été identifiés.

Les inspecteurs émettront

• un rapport de conformité résumant les constatations
• un avis de non-conformité, le cas échéant
• des instructions et des délais pour répondre ou faire appel.

Statistique : ces dernières années, 21 % des employeurs contrôlés ont fait l'objet de sanctions ou de suspensions.

Pièges courants à éviter

La plupart des mesures d'exécution découlent d'un ensemble prévisible d'erreurs. En reconnaissant ces pièges et en y remédiant, les responsables des ressources humaines peuvent réduire de manière significative la probabilité de sanctions.

Exemple :
Une entreprise de construction a été suspendue pour trois ans simplement parce qu'elle n'a pas répondu à de nombreux courriels demandant des éclaircissements.

Modèles et outils pour rationaliser la conformité

La qualité de votre préparation dépend de celle de vos ressources. Fournissez à votre équipe les outils dont elle a besoin pour rester organisée et confiante :

• Liste de contrôle pour la tenue des registres PDF
• Modèle de lettre de réponse à une inspection
• Modèle de contrat de travail conforme à la LMIA

Conseil : Conservez toutes les ressources dans un dossier centralisé sur la conformité, accessible au personnel clé.

Agir dès aujourd'hui

Même des employeurs réputés et bien dotés en ressources ont dû faire face à des sanctions pour des erreurs qui auraient pu être évitées. La meilleure défense est la préparation. Réservez un audit gratuit de conformité en matière d'immigration avec les experts de notre équipe.