LMIA 2025: Cómo armar el expediente completo y evitar rechazos

Publicar el puesto de trabajo es sólo la mitad de la batalla de la LMIA. Para los equipos de RRHH, la mayoría de los rechazos se producen cuando el expediente está incompleto: faltan documentos, los planes de transición son vagos o se infringen las nuevas 2025 normas. Service Canada revisa ahora los expedientes de LMIA de forma más agresiva, por lo que la documentación completa es fundamental.

Este artículo explica exactamente lo que RRHH debe incluir en el expediente LMIA, cómo funcionan los planes de transición y qué cambios en las normas de 2024-25 podrían detener su solicitud antes incluso de que comience.

Por qué la mayoría de las solicitudes fracasan en la preparación del expediente LMIA

Datos recientes muestran la gravedad de los fallos en la preparación del expediente LMIA. Entre abril y septiembre de 2024, Empleo y Desarrollo Social de Canadá (ESDC) llevó a cabo 649 inspecciones de cumplimiento de los empleadores. El 11% de esas inspecciones encontraron empleadores no conformes, lo que resultó en más de 2,1 millones de dólares en multas, más del doble en comparación con el mismo período en 2023. Además, 20 empleadores fueron expulsados del programa, un aumento de cinco veces desde el año anterior.

Cada LMIA es un paquete de cumplimiento. Service Canada no se limita a examinar a su candidato, sino que evalúa si su empresa ha seguido todas las normas, ha documentado cada paso y puede justificar cada decisión de contratación.

No incluir uno de los documentos requeridos puede resultar en:

• Rechazo inmediato
• Largas solicitudes de información adicional (RFI)
• Costosos cambios en la solicitud
• Avisos de incumplimiento que afectan a futuras solicitudes

Lista de comprobación de documentos LMIA (versión 2025)

Antes de presentar su solicitud de LMIA, Service Canada espera un expediente totalmente organizado y verificable. Los equipos de RRHH deben enfocar la preparación del expediente como un paquete de auditoría legal, no como simple papeleo.

• Formularios básicos de solicitud:
  • Formulario de solicitud LMIA cumplimentado (EMP5627 o EMP5626 dependiendo de la corriente)
  • Recibo de la tasa de tramitación LMIA (1.000 $ por puesto)
• Documentos de legitimación empresarial:
  • Certificado de constitución o registro de la empresa
  • Número de empresa CRA
  • Declaraciones fiscales recientes (T2, declaraciones GST/HST)
  • Estados financieros actuales (balance y cuenta de resultados)

Nota: Desde octubre de 2024, ya no se aceptan las cartas de certificación de abogados o contables. La legitimidad de la empresa debe demostrarse directamente con documentos corporativos.

• Pruebas de contratación:
  • Texto completo del anuncio de empleo utilizado para todos los anuncios
  • Capturas de pantalla o archivos PDF de los anuncios con indicación de la fecha
  • Recibos de pago de las bolsas de empleo o de los anuncios en los medios de comunicación
  • Resumen de candidatos canadienses entrevistados/rechazados
    
    
• Prueba de cumplimiento salarial:
  • Desglose salarial que coincida con el salario medio provincial
  • Explicación de primas/beneficios, si procede
    
    
• Pruebas del lugar de trabajo:
  • Contratos de arrendamiento o prueba del local comercial
    
    
• Contrato de trabajo (borrador para el candidato):
  • Oferta de empleo completa en la que se describan las condiciones, las funciones y la remuneración
    
    

Requisitos del plan de transición (Corriente de salarios altos)

• Plazos claros para la formación de trabajadores canadienses o residentes permanentes
• Vías de promoción interna
• Asociaciones con programas de formación o aprendizaje
• Descripción de la escasez de mano de obra en la ocupación

Los planes débiles del tipo "Haremos publicidad local" o "Intentaremos contratar canadienses" suelen desencadenar RFI o rechazos.

Nuevos cambios en la normativa 2024-25 que afectan a los expedientes LMIA

Las actualizaciones adicionales de la normativa de 2025 limitan aún más la elegibilidad de LMIA en determinados sectores y regiones, en particular para los puestos de bajos salarios.

Dado que las normativas siguen evolucionando, los equipos de RR.HH. deben seguir de cerca los cambios anuales de las normas LMIA que afectan directamente a la documentación y la elegibilidad. Las siguientes actualizaciones son especialmente importantes para la preparación de los expedientes LMIA en 2025:

Preparación para la auditoría de conformidad: La regla de los 6 años

Estas tendencias en el cumplimiento de la normativa subrayan la creciente importancia de una preparación total para las auditorías. Con el fuerte aumento de las sanciones por incumplimiento, los equipos de RRHH deben crear archivos LMIA a prueba de auditorías desde el principio.

Incluso después de su aprobación, las empresas siguen corriendo el riesgo de ser auditadas durante 6 años. RRHH debe conservar:

• Paquete completo de solicitud de LMIA
• Expedientes de contratación
• Comprobantes de pago de salarios
• Calendarios laborales
• Expedientes de los empleados

La no presentación de estos documentos durante una auditoría puede acarrear graves consecuencias para el empresario, entre ellas:

• Multas de hasta 100.000 dólares por infracción
• Prohibicionesdel programa que pueden durar de 1 a 5 años en función dela gravedad y frecuencia de las infracciones. En casos extremos, pueden imponerse prohibiciones permanentes por incumplimiento reiterado o fraudulento.
• Inclusión en la lista pública de empresas incumplidoras

Comience a preparar el expediente LMIA pronto, no después de que finalicen los anuncios

Crear un expediente LMIA conforme no es papeleo, es gestión de riesgos. Las solicitudes de LMIA más sólidas se crean desde el primer día de contratación, con todos los documentos recopilados en tiempo real.

No espere hasta el día de la presentación para organizar su expediente. Reserve una consulta gratuita con nuestro equipo para planificar su próxima contratación.