Principaux risques de non-conformité dans les secteurs canadiens

Les manquements à la conformité ne sont pas les mêmes dans tous les secteurs. Qu'il s'agisse de flottes de camions ou de prestataires de soins de santé, chaque secteur est confronté à des vulnérabilités uniques qui peuvent conduire à des amendes élevées, à des suspensions pluriannuelles et à une atteinte permanente à votre réputation.

Ce guide explore les erreurs les plus courantes, étayées par des cas réels d'application de la loi, et explique comment vous pouvez protéger votre entreprise.

Transport et camionnage

Le secteur des transports enregistre régulièrement certaines des pénalités les plus élevées au Canada. Les régulateurs s'intéressent de près aux entreprises de camionnage en raison de leurs horaires de travail complexes, de leurs activités transfrontalières et des heures supplémentaires qu'elles effectuent fréquemment.

Risques courants :

• Registres de paie incomplets : Ne pas documenter les heures supplémentaires, les carnets de route et les pauses.
• Mauvaise classification : Inscrire les conducteurs sur la liste des entrepreneurs indépendants alors qu'ils peuvent être considérés comme des employés.
• Divergences salariales : Paiement d'un salaire inférieur aux taux de salaire en vigueur exigés par la loi.
• Manque de coopération : Ignorer ou retarder les réponses aux demandes de documents.

Exemple concret :

En 2024, un groupe d'entreprises de camionnage en Colombie-Britannique a été condamné à une amende combinée de plus de 2,4 millions de dollars pour des registres incohérents et des données salariales non vérifiées, ce qui montre que les autorités de réglementation sont prêtes à imposer des sanctions maximales en cas de manquements répétés.

Comment l'éviter ?

• Utiliser des dispositifs d'enregistrement électronique liés à la paie.
• Conserver les contrats signés clarifiant le statut d'emploi.
• Effectuer des audits mensuels des salaires.
• Répondre aux demandes des inspecteurs dans les 48 heures.

Le secteur de la construction

Les entreprises de construction sont confrontées à des risques de conformité accrus en raison des couches de sous-traitance, de l'évolution rapide des tâches et de la forte rotation du personnel.

Risques courants :

• Lacunes des sous-traitants : Absence d'accords confirmant les obligations de l'accord LMIA.
• Tâches non vérifiées : Attribution de tâches au-delà du code CNP approuvé.
• Manque de documentation sur la sécurité et la formation.

Aperçu stratégique :

Les entreprises de construction qui autorisent la sous-traitance à plusieurs niveaux perdent souvent la possibilité de savoir si les travailleurs étrangers sont correctement supervisés et payés, ce qui crée la "combinaison toxique" qui conduit à des sanctions sévères.

Exemple concret :

Une entreprise de construction de l'Ontario s'est vu interdire d'embaucher des travailleurs étrangers pendant cinq ans après que les inspecteurs eurent constaté des contrats incomplets, des violations de salaires et des refus répétés de coopérer.

Comment l'éviter ?

• Rédiger des contrats de sous-traitance faisant référence au respect de l'accord LMIA.
• Mettre à jour les descriptions de poste au fur et à mesure de l'évolution des tâches.
• Stocker de manière centralisée les dossiers de formation au SIMDUT et à la sécurité.

Soins de santé

Les prestataires de soins de santé sont confrontés à des défis supplémentaires en matière de conformité, notamment en ce qui concerne la vérification des licences et des titres de compétences dans les différentes provinces.

Risques courants :

• Titres de compétences non vérifiés : Pas de preuve d'enregistrement ou d'équivalence canadienne.
• Classification incorrecte : Étiqueter des aides en tant qu'infirmières pour justifier des salaires plus élevés ou éviter les renouvellements de l'EMILE.
• Dossiers de développement professionnel incomplets.

Prise en compte de la protection de la vie privée :

Les inspections de conformité recoupent les obligations en matière de protection de la vie privée. Les employeurs du secteur de la santé doivent partager leurs dossiers tout en protégeant les informations relatives aux patients en vertu des lois provinciales sur les données de santé.

Exemple concret :

Un établissement de soins de longue durée de l'Alberta a été condamné à une amende de plus de 150 000 $ pour avoir omis de produire des preuves de l'autorisation d'exercer et du perfectionnement professionnel du personnel, malgré de nombreux rappels.

Comment l'éviter ?

• Conserver des copies à jour de tous les titres de compétences.
• Utiliser des systèmes de gestion des ressources humaines sécurisés qui respectent la législation sur la protection de la vie privée.
• Former les gestionnaires aux exigences en matière de tenue de dossiers.

La technologie

Les entreprises technologiques à croissance rapide sous-estiment parfois la rapidité avec laquelle la conformité peut s'effondrer.

Risques courants :

• Mauvaise classification : Traiter les développeurs comme des entrepreneurs sans base légale.
• Exemptions présumées : Croire que tous les rôles spécialisés sont exemptés de la LMIA.
• Contrats incomplets : Détails salariaux manquants ou offres d'emploi incohérentes.

Exemple concret :

Une entreprise de SaaS de Vancouver a reçu une amende de 100 000 $ après que des audits ont révélé que les contrats ne contenaient pas de détails clairs sur les salaires et que les rôles n'étaient pas étayés par des exemptions en vertu de la LMIA.

Comment l'éviter ?

• Confirmez l'éligibilité à l'exemption pour chaque poste.
• Utilisez des contrats de travail normalisés qui détaillent les fonctions et la rémunération.
• Conservez les preuves des offres d'emploi et des efforts de recrutement.

Industrie manufacturière

Les employeurs de l'industrie manufacturière ont souvent recours à une importante main-d'œuvre saisonnière, ce qui rend la tenue de registres cohérente particulièrement difficile.

Risques courants :

• Heures supplémentaires non enregistrées : Feuilles de temps manquantes ou incomplètes.
• Tâches en dehors des codes CNP approuvés : Travailleurs effectuant des tâches non approuvées.
• Dossiers de formation inadéquats : Documentation manquante pour les instructions relatives à la sécurité et à l'équipement.

Aperçu stratégique :

Les pics de production saisonniers incitent souvent les entreprises à prendre des raccourcis, notamment en ce qui concerne les dossiers de formation et la mise à jour des tâches, ce qui crée les conditions propices à des infractions répétées.

Exemple concret :

Un fabricant québécois a été suspendu du PTET après que des inspecteurs aient trouvé des employés travaillant en dehors de leur code CNP et recevant des heures supplémentaires non enregistrées. Ces problèmes ont persisté pendant plus de deux ans.

Comment l'éviter ?

• Mettre en place des systèmes de suivi du temps de travail.
• Veillez à ce que les descriptions de poste soient conformes aux approbations de l'EIMT.
• Tenir des registres de formation et de certification pour chaque employé.

Récidive et défaillances systémiques

Certains employeurs figurent à plusieurs reprises sur la liste de non-conformité du Canada. La chaîne Canadian Brewhouse, par exemple, est apparue sept fois dans des entités connexes, ce qui montre que les sanctions ne suffisent pas toujours à assurer la conformité. Ce schéma signale des problèmes systémiques : des contrôles internes médiocres, un manque de responsabilité et une culture qui considère les exigences de l'EIDM comme facultatives.

Risques pour la réputation : Même les marques emblématiques sont vulnérables

Faits marquants :

• Franchisé Tim Hortons : N'a pas fourni les dossiers - liste publique malgré la stature de la marque.
• Hôtel Best Western : Condamné à une amende pour écarts de salaires.
• Université du Nouveau-Brunswick : Pénalisée pour des documents manquants.

Aucune entreprise n'est trop grande ou trop réputée pour échapper à un examen minutieux. Dans de nombreux cas, l'atteinte à la réputation dépasse de loin l'amende.

Comment réduire les risques propres à un secteur d'activité ?

1. Aligner les contrats et les descriptions de poste : Veillez à ce que chaque rôle corresponde à votre demande d'EIMT ou aux critères d'exemption.
2. Conserver des dossiers complets : Conservez les contrats, les fiches de paie, les documents de recrutement et de formation pendant six ans.
3. Former les équipes des RH et des opérations : Organisez régulièrement des formations sur les exigences de conformité.
4. Procédez à des audits réguliers : Examinez les dossiers de manière proactive, en particulier pendant les périodes de recrutement intense.
5. Agir immédiatement : Si vous découvrez des lacunes, prenez des mesures correctives et documentez-les.

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