LMIA 2025: Cumplimiento y auditorías hasta 6 años después

Conseguir la aprobación de un LMIA es una victoria, pero no es la línea de meta. Para los equipos de RRHH, el verdadero reto del cumplimiento empieza después de contratar al trabajador extranjero. A partir de 2025, las sanciones por infracciones posteriores a la aprobación se han duplicado, y Service Canada está ampliando las auditorías a los empleadores años después de la decisión LMIA.

En este artículo, explicamos qué debe hacer su empresa tras recibir una LMIA positiva, qué debe documentar, cuánto tiempo debe conservarla y qué desencadena las inspecciones.

La aprobación de la LMIA es sólo el principio

Una vez que se aprueba el LMIA y la persona extranjera contratada empieza a trabajar, sus obligaciones como empresario pasan a ser de cumplimiento a largo plazo.

Service Canada puede realizar inspecciones aleatorias o específicas en cualquier momento durante los 6 años siguientes a la contratación. Si no puede aportar pruebas de cumplimiento, se arriesga:

• Multas de hasta 100.000 dólares por infracción.
• Prohibición temporal o permanente de participar en el programa LMIA
• Inclusión en la lista pública de empresas que no cumplen la normativa

Obligaciones de los empleadores posteriores a la LMIA

Debe asegurarse de que el trabajador

• Recibe el salario establecido en su LMIA
• Desempeñe las funciones indicadas en la solicitud
• Trabaje las horas y el horario prometidos
• Reciba las prestaciones y la vivienda (si procede) según lo establecido.
• No es trasladado de un lugar a otro o de un puesto a otro sin autorización previa.

La regla de los 6 años: Lo que debe conservar en sus archivos

Por ley, los empleadores deben conservar todos los registros durante 6 años a partir del primer día de trabajo. Esto incluye:

• Carta de decisión LMIA y paquete de solicitud
• Contrato de trabajo y oferta firmada
• Hojas de asistencia y horarios
• Registros de pago de salarios (talones de pago, comprobantes bancarios)
• Remesas de impuestos y T4
• Justificantes de prestaciones o vivienda (si procede)
• Registros de contratación y ofertas de empleo

Service Canada puede solicitar estos documentos en cualquier momento, incluso años después de que el trabajador se haya marchado.

¿Qué desencadena una auditoría de conformidad?

Su empresa puede ser seleccionada para una inspección si

• El trabajador presenta una denuncia
• Solicita varios LMIA en la misma función
• Trabaja en un sector de alto riesgo (por ejemplo, comercio minorista, construcción, agricultura).
• Su expediente presenta incoherencias (por ejemplo, salario inferior al del mercado)

Sólo en 2024, el 11% de los empleadores inspeccionados fueron declarados no conformes, y 20 empresas fueron excluidas del programa, lo que supone multiplicar por cinco el porcentaje del año anterior.

Sanciones y exposición pública

Las consecuencias del incumplimiento son graves y duraderas:

Una vez en la lista pública, resulta más difícil contratar trabajadores extranjeros, incluso en otros programas.

Lagunas comunes de RRHH en el cumplimiento de la LMIA

Incluso los departamentos de RRHH bien organizados suelen quedarse cortos en áreas como:

• Almacenamiento fragmentado de archivos en diferentes sistemas o carpetas
• Rotación de personal, que da lugar a procesos no documentados o a la falta de conocimientos sobre casos concretos.
• Conservación incoherente de registros entre los departamentos de nóminas, RR.HH. y operaciones.
• Cambios no registrados en las funciones, los salarios o la ubicación del puesto de trabajo durante la estancia del trabajador.

Consejo: utilice una lista de comprobación de cumplimiento compartida por los equipos de RR.HH., nóminas e inmigración para mantener la coherencia.

Cómo estar preparado para las auditorías

Los equipos de RR.HH. deben:

• Utilizar sistemas de RRHH centralizados para almacenar los archivos LMIA
• Realizar auditorías internas de cumplimiento anualmente
• Mantener sincronizadas las nóminas, el control horario y las descripciones de los puestos de trabajo.
• Trabajar con asesores de inmigración para actualizar los LMIA cuando se produzcan cambios.

Lista de comprobación rápida: ¿Está su expediente LMIA listo para la auditoría?

• Anuncios de empleo y pruebas de contratación guardados con marcas de tiempo
• El contrato y las funciones coinciden con la solicitud de LMIA
• Los registros de salarios, horas y horarios están actualizados
• Los cambios de ubicación o función se reflejan en los permisos
• Los registros de nóminas e impuestos están accesibles y sincronizados
• Toda la documentación se conserva durante 6 años por nombre de empleado

El cumplimiento de la LMIA es un juego largo

Su responsabilidad no termina cuando se aprueba la LMIA, sino que continúa durante 6 años. La mejor manera de mantenerse a salvo es tratar el cumplimiento de la LMIA como una obligación legal a largo plazo, no sólo como un trámite de inmigración.

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