Tout roule dans votre SIRH : la paie part à l’heure, les horaires sont propres, les dossiers employés bien rangés. Puis un matin, un détail oublié éclate dans votre gestion des travailleurs étrangers au Canada : un permis expiré depuis trois semaines. Le travailleur est encore sur le plancher, et c’est toute la production qui en dépend.
Vous découvrez alors que ce n’est pas un oubli humain : c’est une limite du système. Les SIRH gèrent les employés, pas les règles d’immigration ni la conformité RH et immigration au Québec. Les dates, les programmes, les obligations légales… rien n’est vraiment couvert. C’est ici qu’AskAïa prend le relais et sécurise ce que votre SIRH ne peut pas faire.
Pourquoi et quand votre SIRH ne suffit plus pour l’immigration
Gérer un employé "normal" et gérer un travailleur étranger n'est pas la même réalité.
Pour chaque travailleur étranger, vous devez suivre :
- plusieurs dates clés: permis de travail, validité du LMIA, examen médical, expiration du passeport, fin du contrat, délais de renouvellement ;
- un programme spécifique: Programme de sélection des travailleurs qualifiés (PSTQ), Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET), Programme de mobilité internationale (PMI), Programme des candidats des provinces (PCP), Entrée express, résidence permanente, etc ;
- lesconditions à respecter: poste de travail, lieu de travail, horaires, salaire, avantages sociaux ;
- lesdocuments justificatifs: permis de travail, décisions LMIA, lettres d'IRCC ou de Service Canada, preuve de salaire, passeport et statut antérieur au Canada, lettres d'offre et preuve de résidence de base.
En plus, les règles changent régulièrement. Les seuils, les délais et les programmes sont ajustés par Ottawa et Québec. Ce qui était vrai l’an dernier ne l’est plus forcément cette année.
Un SIRH généraliste est très bon pour gérer des employés. Il l’est beaucoup moins pour :
- traduire des règles juridiques en logique métier ;
- déclencher les bonnes démarches au bon moment ;
- garantir une preuve de conformité en cas d’inspection.
À partir d’un certain volume, ce décalage devient un vrai point de rupture.
Les signaux typiques :
- vous gérez 10 travailleurs étrangers ou plus ;
- vous avez plus d’un site ou plusieurs quarts de travail ;
- vous jonglez avec plusieurs types de permis (TET, IMP, étudiants, conjoints, etc.) ;
- vous recevez de plus en plus de questions individuelles sur la résidence permanente, la famille, les renouvellements ;
- vous dépendez d’une seule personne (interne ou externe) pour « savoir où en est chaque dossier ».
À ce stade :
- les dates critiques ne sont plus maîtrisées ;
- les documents se retrouvent dispersés entre courriels, SIRH, OneDrive, clés USB ;
- le moindre départ ou congé d’un employé clé devient un risque de conformité.
Votre SIRH continue de faire son travail… mais il n’a tout simplement pas été pensé pour absorber cette complexité.
Pour aller plus loin : découvrez aussi notre comparatif AskAïa vs Excel
Comment AskAïa complète votre SIRH sur la conformité immigration
AskAïa ne remplace pas votre SIRH. Il le complète sur un angle très précis : la gestion des travailleurs étrangers et la conformité immigration.
Concrètement, AskAïa ajoute :
- une fiche immigration complète par travailleur, avec statuts, programmes, dates clés, risques et prochaines étapes ;
- des alertes automatisées et des tableaux de bord par site pour suivre les échéances, les permis et les risques en temps réel ;
- une expérience employé via Aïa, l’assistante qui répond aux questions des travailleurs étrangers et les guide dans leurs démarches.
Votre SIRH reste la colonne vertébrale RH (paie, horaires, congés). AskAïa ajoute la couche qui manque : la logique légale, la gestion des risques, le suivi des permis et l’accompagnement des travailleurs étrangers.
Pour en savoir plus, découvrez Aïa Comply, notre module dédié à la conformité immigration. Ensemble, ils forment un système complet : votre SIRH gère l’employé, AskAïa gère les règles qui vous permettent de le garder légale.
AskAïa vs SIRH : Qui fait vraiment quoi ?
Un SIRH est excellent pour organiser la gestion RH quotidienne. AskAïa est excellent pour gérer l’immigration et la conformité. Mis ensemble, ils forment un système complet. Pris séparément, il manque toujours un morceau.
Tableau comparatif SIRH vs AskAïa
| SIRH standard | Aïa Comply | |
|---|---|---|
| Dossier de l'employé / données RH |
Oui : dossier de l'employé, coordonnées, fonction, département | Oui, enrichi d'un profil d'immigration complet par travailleur |
|
Paie, temps, absences
|
Oui : paie, horaires, temps, absences | S'appuie sur les données du SIRH |
|
Processus RH (embauche, intégration, révisions)
|
Oui : flux de travail général des RH | Non, se concentre sur les étapes liées aux permis et au statut |
|
Logique du programme d'immigration
|
Non | Oui : TFWP, IMP, PNP, PR, Entrée express, transitions possibles |
| Suivi des permis et des dates clés |
Partiel : champs de date isolés, rappels manuels | Oui : dates structurées, statuts, risques, prochaines étapes |
| Déclenchement d'actions au bon moment |
Non | Oui : alertes 30/60/90 jours et tâches liées aux échéances |
| Preuves de conformité (LMIA, salaires, etc.) |
Non structurées, dispersées dans les documents | Oui : centralisation et suivi des preuves pour les audits |
| IRCC / Service Canada / audits provinciaux |
Non | Oui : tableaux de bord et fichiers prêts pour l'inspection |
| Suivi des risques par site / type de permis |
Non
|
Oui : visualisation par site, programme, travailleur
|
| Questions sur les travailleurs étrangers |
Non
|
Oui : assistant Aïa pour les résidence permanente, la famille, les délais, les obligations
|
| Stratégie d'immigration par employé |
Non
|
Oui : scénario et prochaine étape recommandée par personne
|
En clair : votre SIRH gère vos employés. Aïa Comply gère les règles qui vous permettent de les garder légalement.
Business case : pourquoi c’est plus rentable que d’étirer votre SIRH
À un moment, chaque PME qui dépend des travailleurs étrangers fait face au même dilemme :
« Est-ce qu’on peut juste ajouter un champ de plus dans le SIRH, ou demander au fournisseur d’adapter le logiciel ? »
Réponse courte : oui, mais cela ne résoudra pas le vrai problème.
Un SIRH n’est pas conçu pour intégrer la logique juridique de l’immigration. Chaque adaptation devient un bricolage fragile, dépendant d’une seule personne interne, et impossible à auditer proprement.
Voici le calcul concret que les PME font généralement.
Temps RH perdu sans AskAïa
- 20 à 40 minutes par travailleur étranger chaque semaine, juste pour vérifier les dates, les documents et les suivis ;
- 5 à 10 heures par renouvellement pour rassembler toutes les preuves requises par IRCC ou Service Canada ;
- plusieurs semaines de stress pendant un audit, car aucun dossier n'est vraiment complet.
Coût réel d’un oubli ou d’une erreur
- amendes, remboursements et suspension éventuelle de votre capacité à embaucher des travailleurs étrangers;
- interruption de production si le permis expire.
Un seul incident coûte souvent plus qu’une année complète d’AskAïa.
Ce que change AskAïa, très concrètement
- les dates critiques ne dépendent plus d’un agenda personnel ;
- les preuves de conformité sont prêtes en continu ;
- les renouvellements sont anticipés et documentés ;
- le risque global de l’entreprise diminue.
C’est une assurance de conformité qui automatise le travail en même temps.
En résumé : adapter un SIRH coûte cher, reste incomplet et dépend toujours d’un humain. Ajouter AskAïa coûte moins cher, couvre la logique immigration de bout en bout et réduit le risque à un niveau maîtrisable.
Votre SIRH organise. AskAïa sécurise.
Un SIRH structure votre gestion RH. Mais dès qu’il s’agit d’immigration, il laisse un angle mort. Les dates, les permis, les preuves, les risques : rien de tout ça n’a été pensé dans ces outils.
AskAïa vient combler ce vide. La plateforme ajoute la logique juridique, les alertes, les documents prêts pour un audit et l’accompagnement des travailleurs étrangers. Le résultat est simple : un système RH complet, qui réduit vos risques et vous redonne le contrôle.
Envie de connaître vos risques en moins de 5 minutes? Demandez un mini-audit gratuit ou réservez une démonstration de Aïa Comply.
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