Comblez vos lacunes : évitez des amendes TET de six chiffres au Canada

Les amendes pour manquement à la paperasserie dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) du Canada ont fortement augmenté, de 31 % d'une année sur l'autre, pour atteindre 2,1 millions de dollars, tandis que les interdictions pour les employeurs ont été multipliées par cinq au cours de la même période.

Ce guide aide les équipes RH à repérer et à combler les lacunes en matière de conformité avant l'arrivée des inspecteurs. Vous y trouverez les données les plus récentes sur les inspections, des tableaux de visualisation rapide, une auto-vérification en six étapes et des conseils sur le moment opportun pour faire appel à des professionnels, afin que les talents continuent de circuler et que les réputations restent intactes.

Contexte : Augmentation du nombre d'inspections

Entre le 1er avril et le 30 septembre 2024, les agents fédéraux ont effectué 649 inspections ; 11 % ont échoué, entraînant 2,1 millions de dollars d'amendes et 20 interdictions, soit cinq fois plus que l'année dernière.

Pour l'exercice 2023-24, le programme a enregistré 2 122 inspections et 2,1 millions de dollars de pénalités, soit une hausse de 31 % par rapport aux 1,54 million de dollars de l'année précédente, ce qui met en évidence une forte tendance à la hausse.

Ottawa peut désormais suspendre les EIMT positives en cas de soupçon de fraude et, depuis l'automne 2024, prélever jusqu'à 45 000 $ par travailleur lorsque les employeurs refusent de coopérer.

Aperçu de la conformité : Chiffres clés

*Aperçu semestriel.

Sanctions récentes très médiatisées (2024)

Vous trouverez ci-dessous les cinq secteurs qui apparaissent le plus souvent dans les résumés d'inspection du CESD pour 2023-24, classés en fonction de la part des infractions totales. Chaque exemple est tiré d'un avis d'exécution publique émis au cours des 12 derniers mois.

*Pourcentages dérivés de l'ensemble des bulletins d'application de la loi du CESD, exercice 2023-24.

Les industries à forte intensité de main-d'œuvre et à bas salaires dominent le tableau des infractions parce qu'elles dépendent fortement de rôles saisonniers ou basés sur des quarts de travail, de sites de travail multiples et de recruteurs tiers, autant de facteurs qui multiplient les risques liés à la paperasserie et au suivi des salaires. Ces secteurs dominent parce qu'ils emploient un grand nombre de travailleurs temporaires sur différents sites, qu'ils ont recours à des horaires saisonniers ou décalés et qu'ils font souvent appel à des recruteurs tiers, autant de facteurs qui multiplient les risques liés à la documentation et au suivi des salaires.

Ensemble, ces tendances confirment que c'est la complexité, et non la taille de l'entreprise, qui détermine le risque de non-conformité ; toute équipe de RH qui jongle avec de multiples systèmes de rémunération, sites ou obligations de logement devrait considérer les audits comme une certitude à court terme.

Vue d'ensemble des niveaux de sanction

Les sanctions fédérales se répartissent en trois catégories croissantes : les amendes administratives, les interdictions de programme limitées dans le temps et l'inscription permanente sur la liste publique. Chacune d'entre elles est fonction de la gravité et de la récurrence de la violation. Savoir où se situe une violation sur cette échelle permet aux équipes RH d'évaluer le risque financier, d'anticiper les retards d'embauche et de budgétiser les ressources de remédiation en conséquence.

Là où les employeurs dérapent

Les résumés d'inspection d'ESDC indiquent que les problèmes de documentation restent la catégorie d'infraction la plus citée et figurent systématiquement en tête de la liste des constatations de non-conformité. Pourquoi la documentation est-elle si souvent déficiente ?

• Des systèmes d'enregistrement fragmentés - Les équipes chargées de la paie, du recrutement et des questions juridiques stockent les fichiers sur des disques distincts ou dans des chaînes de courrier électronique, ce qui fait qu'un seul LMIA ou bulletin de salaire peut facilement passer à travers les mailles du filet.
• Forte rotation du personnel - Les coordinateurs RH de première ligne changent fréquemment de rôle ; le personnel entrant peut ne pas connaître la règle des six ans de conservation ou l'endroit où sont conservés les anciens dossiers.
• Complexité des règles - Les employeurs jonglent avec les conditions fédérales du PTET et les règles provinciales qui se chevauchent (par exemple, les normes de logement de la CNESST au Québec), ce qui entraîne une certaine confusion quant aux documents à conserver.
• Dépendance à l'égard de recruteurs tiers - Lorsque les agences contrôlent l'intégration, les employeurs supposent souvent que les documents sont traités à l'extérieur et omettent de copier le dossier complet.
• Lesécarts de langue et de fuseau horaire - Les chantiers internationaux ou les équipes multilingues ralentissent la collecte et la traduction des documents, ce qui entraîne le dépassement des délais de 30 jours.
• Lessalaires insuffisants et le non-respect des règles de santé et de sécurité viennent ensuite. Les primes de poste variables, la rémunération à la pièce et les heures supplémentaires informelles dans l'agriculture et la restauration créent de fréquents décalages entre les salaires promis et les salaires réels. L'amende individuelle la plus élevée en 2024 - 365 750 dollars - a été infligée à un transformateur de fruits de mer pour des violations des registres et des salaires.

Comment la non-conformité nuit aux travailleurs et aux EIMT

Une interdiction peut priver les travailleurs de leur statut, faire échouer les projets de résidence permanente et diviser les familles. Entre-temps, les entreprises sont confrontées à des suspensions d'EIMT, à des gels de recrutement, voire à des résiliations de contrats : la plupart des appels d'offres fédéraux et provinciaux contiennent désormais des clauses autorisant l'annulation ou l'exclusion immédiate lorsqu'un fournisseur figure sur la liste publique des cas de non-conformité. La perte d'un seul accord gouvernemental pluriannuel peut éclipser toute sanction administrative pécuniaire, tandis que la disqualification de futurs appels d'offres peut entraîner la perte de millions de dollars de recettes pendant une période pouvant aller jusqu'à dix ans - des retards et des pertes qui s'accumulent bien au-delà de l'amende initiale.

L'auto-audit en six étapes

Les auto-audits trimestriels ne sont pas de simples tâches ménagères, ils constituent la seule preuve rapide et fiable que votre équipe des ressources humaines peut présenter lorsque les inspecteurs donnent un préavis de 30 jours. En les réalisant tous les trois mois, vous créez une trace horodatée de diligence qui peut réduire les amendes, préserver les délais d'embauche et même empêcher l'effondrement de contrats gouvernementaux essentiels :

• Vérification des salaires - Comparez trois bulletins de salaire récents aux salaires prévus par l'accord LMIA.
• Audit des tâches : vérifiez que les tâches effectuées sur le site correspondent aux conditions du permis de travail.
• Logement et sécurité - Inspecter les registres pour les sites agricoles ou éloignés.
• Examen de la formation - Confirmer que les cours sur la lutte contre les abus et le droit du travail sont à jour.
• Archives numériques - Stockez en toute sécurité les contrats, les fiches de paie et les factures des recruteurs.
• Mémo d'audit - Enregistrez les constatations, les corrections et l'approbation de la direction.

Mesures correctives et divulgation volontaire

Si des lacunes apparaissent, agissez rapidement : remboursez les salaires, réparez les logements, formez le personnel et documentez tout. L'année dernière, les fonctionnaires ont traité 5 465 dénonciations de travailleurs, dont 41 % ont déclenché ou alimenté des inspections.

La présentation d'une déclaration volontaire avant l'inspection peut permettre de réduire les amendes. Les agents évaluent l'exhaustivité, l'opportunité et l'impact sur les travailleurs et le marché du travail. En cas d'activités dans plusieurs provinces ou de plaintes pour abus, faites appel à un consultant canadien en immigration réglementé ou à un avocat spécialisé en droit du travail afin de préserver le caractère confidentiel des discussions et de négocier des mesures correctives.

Agir dès aujourd'hui

Même des employeurs réputés et bien dotés en ressources ont dû faire face à des sanctions pour des erreurs qui auraient pu être évitées. La meilleure défense est la préparation. Prenez rendez-vous avec les experts de notre équipe pour un appel gratuit sur la conformité en matière d'immigration.