Pour les employeurs canadiens, la conformité à l'EIMT va bien au-delà de l'obtention des autorisations initiales ; il s'agit d'une obligation permanente ancrée dans des politiques claires et une tenue rigoureuse des dossiers. Selon Emploi et Développement social Canada (EDSC), environ 2 100 inspections d’employeurs ont été menées durant l’exercice 2022‑2023, et 94 % des entreprises étaient jugées conformes , soit environ 6 % présentant au moins une infraction. Même des écarts mineurs peuvent entraîner des amendes, une suspension du droit d’embaucher ou une inscription publique sur la liste des employeurs en défaut.
Comprendre les exigences en matière de tenue de dossiers dans le cadre de l'EIMT
La tenue de dossiers complets est la base de la conformité à l'EIMT. Sans documentation appropriée, il est pratiquement impossible de prouver que vous avez respecté vos obligations en tant qu'employeur.
Principales exigences :
- Période de conservation : Six ans à compter du début de l'emploi.
- Documents requis :
- Efforts de recrutement et preuves de publicité.
- Offres d'emploi et contrats signés.
- Fiches de paie indiquant les salaires versés.
- Copiesdes permis de travail et des décisions LMIA.
- Accessibilité : les documents doivent pouvoir être fournis rapidement à la demande d’un inspecteur (le délai exact est précisé dans l’avis, souvent quelques jours).
Vue d'ensemble de la tenue des dossiers LMIA
| Type d'enregistrement | Période de conservation | Format |
| Dossiers de recrutement | Au moins 6 ans après la décision d'embauche | Copie numérique ou papier |
| Contrats de travail | 6 ans après la fin de l'emploi | Originaux signés ou scannés |
| Fiches de paie | 6 ans après la date de paiement | Système de paie ou relevés |
| Copies des permis de travail | Pendant la durée de l'emploi + 6 ans | PDF ou photocopie |
| Lettres de décision LMIA | 6 ans après la délivrance de l'EIMT | Fichier numérique recommandé |
Élaborer des politiques de conformité claires
Des politiques de conformité solides garantissent que tous les membres de votre organisation comprennent leurs responsabilités. Elles facilitent également le maintien de la cohérence au fil du temps, même en cas de changement d'équipe.
Bonnes pratiques pour l'élaboration des politiques :
- Désigner un responsable de la conformité ou un responsable des ressources humaines.
- Créez un manuel de politiques écrites définissant qui collecte, stocke et vérifie les enregistrements.
- Utilisez un calendrier de conformité pour suivre les délais de renouvellement et de conservation.
- Réviser et mettre à jour les politiques chaque année pour refléter les changements de réglementation.
Statistique : les employeurs disposant de politiques formelles ont 40 % de chances en moins de faire l'objet de citations pour manquement à l'obligation d'archivage.
Un calendrier de conformité pour guider votre processus
Disposer d'un calendrier clair permet de rester organisé et d'éviter de manquer des échéances importantes. Ce calendrier indique quand et comment agir à chaque étape du processus de l'EIMT.
Calendrier de conformité de l'EIMT
| Étape | Action requise |
| Avant l'embauche | Procéder au recrutement, collecter les preuves et soumettre l'EIDM. |
| Au début de l'emploi | Délivrer un contrat signé, copier le permis de travail, établir les dossiers. |
| Année 1 | Examiner les dossiers pour s'assurer qu'ils sont exacts et complets. |
| Années 2 à 5 | Garder les dossiers accessibles et les mettre à jour si nécessaire. |
| Année 6 | Préparer les dossiers en vue de leur élimination en toute sécurité, si cela est autorisé. |
Conseil : utilisez des rappels numériques pour ne rien oublier.
Former efficacement les équipes RH
La formation permet de s'assurer que vos politiques n'existent pas uniquement sur papier, mais qu'elles guident réellement les actions quotidiennes. Lorsque le personnel RH sait ce qu'il doit faire, les erreurs sont moins fréquentes.
L'essentiel de la formation :
- Organisez des sessions annuelles de remise à niveau.
- Élaborez des guides de référence rapide pour les processus et les délais.
- Organisez des ateliers basés sur des scénarios, tels que des simulations d'inspections ou d'audits.
- Inclure la formation à l'EIGM dans le processus d'intégration.
Exemple : Une entreprise de logistique a réduit les erreurs de conformité de 60 % après avoir mis en place des ateliers trimestriels et désigné un responsable de la conformité.
Utiliser des outils numériques pour simplifier la conformité
La technologie facilite l'organisation, la sécurisation et l'accessibilité des dossiers en cas de besoin. Les outils numériques permettent également de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
Solutions recommandées :
- Stockage sécurisé dans le nuage pour les contrats et les documents.
- Logiciel de conformité avec rappels automatiques.
- Pistes d'audit numériques pour prouver la date de création et de mise à jour des fichiers.
- Contrôles d'accès pour protéger les dossiers sensibles.
Explorez les pièges les plus courants dans les Principales erreurs des employeurs qui conduisent à un refus de l'accord LMIA.
Votre liste de contrôle de conformité LMIA
Utilisez cette liste de contrôle pour confirmer que vous avez mis en place tous les processus essentiels.
- Désigner un responsable de la conformité ou un responsable des ressources humaines.
- Créez un manuel de politique générale décrivant les processus.
- Rassemblez et conservez tous les dossiers de recrutement et de paie.
- Programmer des sessions de formation annuelles pour les équipes RH.
- Utilisez un calendrier de conformité et des rappels numériques.
- Conserver toute la documentation pendant six ans.
- Effectuer des auto-audits annuels pour identifier les lacunes.
Conformité ou non-conformité : Quels sont les enjeux ?
| Catégorie | Employeur conforme | Employeur non conforme |
| Admissibilité à l'embauche de TET | Entièrement maintenue | Suspendu ou révoqué |
| Amendes et pénalités | Risque nul ou minime | Jusqu'à 100 000 $ par infraction |
| Primes d'assurance | Stabilité ou augmentations mineures | Primes plus élevées ou exclusions |
| Possibilités de contrats | Admissible aux appels d'offres publics et privés | Disqualification pendant 1 à 5 ans |
| Réputation | Image positive de l'employeur | Liste publique de non-conformité |
La conformité à la LMIA n'est pas une simple case à cocher, c'est un engagement continu. Avec des politiques claires, des équipes RH engagées et des outils numériques, vous protégerez vos contrats, votre réputation et vos employés.
Ne laissez pas la conformité au hasard. Téléchargez notre guide gratuit sur les risques liés aux permis de travail et obtenez des stratégies pratiques pour protéger votre entreprise contre des erreurs coûteuses. Même des employeurs réputés et bien dotés en ressources ont dû faire face à des pénalités pour des erreurs qui auraient pu être évitées. La meilleure défense est la préparation.
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