Aïa Guide — La voix qui libère les équipes RH

1 000 heures perdues par an. Le coût de l’inaction pour une équipe RH surchargée. Chaque question sans réponse fait perdre du temps, crée du stress et met la rétention en danger. Il est temps d'automatiser les réponses et de protéger vos talents.

Aïa Guide automatise les suivis et répond en plusieurs langues via chat, courriel et téléphone. Pensé pour la gestion et la rétention des travailleurs étrangers dans les entreprises en croissance, les échanges sont tracés, chiffrés et liés au profil employé pour accélérer les dossiers.

1 000 heures perdues : le vrai coût caché des RH

Chaque dossier d’immigration exige des suivis, des pièces et des rappels. Les RH passent chaque année des centaines d'heures à relancer, à vérifier et à répondre aux mêmes questions. Du temps perdu sur des tâches administratives à faible valeur, mais critiques pour éviter les retards.

Pendant ce temps, les travailleurs étrangers vivent dans l’incertitude. Les règles changent (PEQ, PSTQ, CSQ), les permis expirent, et les familles s’inquiètent. Le stress monte, la productivité baisse, et la rétention en souffre. Quand l’information circule mal, c’est toute l’entreprise qui en paie le prix.

Quand les vieux outils freinent la croissance

Les FAQ statiques deviennent vite obsolètes. Le contenu ne suit pas les changements de règles, et les employés s’y perdent. Résultat : les RH finissent par répéter les mêmes réponses, encore et encore.

Les messages se noient dans Teams ou Outlook. Les courriels s’accumulent, les suivis se perdent, et rien n’est centralisé. Chaque échange prend du temps et augmente le risque d’erreur.

Au téléphone, les questions se multiplient sans historique partagé. Ces méthodes ne sont plus viables pour une entreprise en croissance. Sans solution intelligente et scalable, la charge administrative devient un frein à la performance.

Comment Aïa Guide résout ces défis

Aïa Guide ne remplace pas les RH : il les libère. En prenant en charge les questions récurrentes, il évite des centaines d’heures perdues sur des échanges administratifs. L’équipe peut se concentrer sur la rétention et le bien-être des travailleurs, plutôt que sur la paperasse.

Chaque employé possède un profil d’immigration personnel relié à toutes ses données : permis, échéances, documents, langue et province. Aïa Guide s’appuie sur ces informations pour donner une réponse juste et adaptée, quelle que soit la plateforme utilisée : chat, courriel ou téléphone*.

*La fonction téléphonique est actuellement disponible en bêta pour les entreprises pilotes.

Grâce à sa base de connaissances mise à jour en continu sur les lois fédérales et provinciales, Aïa Guide répond dans la langue choisie, avec des instructions personnalisées et fiables. Les RH gardent une visibilité globale sur la progression des dossiers et les indicateurs clés, sans jamais accéder aux conversations privées.

Moins d’heures perdues,plus d’humains au cœur du travail

Aïa Guide allège la charge administrative et renforce la confiance entre employeurs et travailleurs étrangers. En automatisant les réponses et le suivi, il transforme des heures de gestion en valeur ajoutée.

• Moins de charge, plus de clarté: Les RH ne répondent plus aux mêmes questions chaque jour. Les rappels, échéances et documents sont gérés automatiquement, réduisant jusqu’à 1 000 heures de travail manuel par an.
• Moins d’erreurs, plus de conformité: Chaque réponse est alignée sur les règles provinciales et fédérales en vigueur. Les risques de retard ou de non-conformité diminuent, même quand les lois changent.
• Moins de stress, plus de rétention: Les travailleurs reçoivent des réponses rapides et fiables dans leur langue. Moins d’anxiété, moins d’incertitude : la satisfaction et la stabilité des équipes augmentent.
• Moins de silos, plus de vision: Les RH accèdent à des indicateurs clés : progression des dossiers, taux de complétude, volume de demandes évitées. Les décisions deviennent basées sur des données, pas sur des urgences.

Aïa Guide + Aïa Comply : le duo qui simplifie la conformité

Aïa Comply automatise la conformité et les échéances. Aïa Guide prend le relais côté humain : il répond aux questions, réduit le stress et garde chaque employé sur la bonne voie. Ensemble, ils couvrent la conformité et la communication, pour que rien ne se perde entre la loi et le terrain.

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