Checklist Québec : maîtrisez les règles CNESST et MIFI en 2025

Le Québec mélange son propre régime de normes du travail avec les inspections fédérales d'Ottawa, ce qui oblige les employeurs à jongler avec les CAQ, les EIMT et les audits de la CNESST. Un dossier négligé peut donner lieu à deux amendes, à la perte du statut de travailleur et à des retards de production coûteux qui se répercutent sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Avec une activité d'application de la loi en forte hausse depuis 2022 et des plafonds de pénalité qui augmentent à chaque cycle budgétaire, les responsables des ressources humaines ont besoin d'une vue panoramique de la façon dont les éléments fédéraux et provinciaux s'imbriquent les uns dans les autres.

Ce guide décrypte les plus grands changements provinciaux de 2025, la réduction des listes de l'AIM simplifiée, les moratoires sur les bas salaires, les demandes de dossiers de six ans, et les met en contraste avec les règles et les échéances fédérales. S'appuyant sur les chiffres les plus récents de Service Canada, du MIFI et de la CNESST, nous présentons des données vérifiées et des mesures pratiques afin que vous puissiez continuer à faire progresser les talents pendant que les organismes de réglementation intensifient leurs efforts.

Contexte - Le labyrinthe des deux organismes de réglementation au Québec

Chaque travailleur étranger au Québec déclenche au moins trois points de contact avec le gouvernement - Service Canada (LMIA), MIFI (CAQ) et CNESST (travail/santé). La matrice ci-dessous illustre la répartition des responsabilités et met en évidence les échecs les plus fréquents en matière de transfert.

Pourquoi c'est important : Un dossier de TET peut être " autorisé " au niveau fédéral mais échouer au niveau provincial si le contrat en français ou la déclaration de salaire de la CNESST sont manquants, ce qui crée une lacune invisible en matière de conformité qui n'apparaît que lors d'une inspection.

Principaux écueils en matière de conformité en 2025

Voici les cinq problèmes les plus souvent cités par les auditeurs au cours des deux derniers exercices. En s'y attaquant rapidement, on élimine plus de 80 % des déclenchements d'avis de violation, selon le bulletin d'application 2024 de la CNESST.

1. Réduction de la liste de l'EIMT facilitée - La liste a diminué de 72 % pour atteindre 76 professions ; la perte des gestionnaires TEER 0 signifie que les entreprises doivent maintenant faire face à des annonces complètes et à des preuves de salaires dominants ([quebec.ca]).
2. Moratoires sur les bas salaires - Nouveaux refus si un site dépasse 10 % de TET à bas salaires et est situé dans une RMR avec un taux de chômage ≥ 6 % - affectant Montréal, Gatineau, Sherbrooke, Trois-Rivières, entre autres (tableau du CESD, juillet 2025). Ensemble, ces RMR abritent 65 % des emplois vacants au Québec.
3. Exigence d'un dossier de six ans - L'article 209.8 du RIPR et la Loi sur la CNESST permettent tous deux d'exiger des documents rétroactifs jusqu'à six ans ; les contrats ou les fiches de paie en français manquants ont fait l'objet de 312 avertissements en 2023-24.
4. Pénalités pour déclaration de salaire tardive - 25 $/jour (min. 25 $, max. 2 500 $) après la date limite de dépôt du 15 mars ; intérêts appliqués mensuellement à un taux moyen de 8,2 % en 2024 (rapport financier de la CNESST).
5. Augmentation des vérifications - 2 100 inspections d'employeurs en 2022-23 (+18 % en glissement annuel) ; taux d'échec de 5 %, mais les sanctions pécuniaires ont bondi de 31 % pour atteindre 2,1 millions de dollars et les interdictions sont passées à 7, dont deux fabricants québécois (rapport sur les résultats du CEDS 2023).

Pris ensemble, ces pièges prouvent que la conformité n'est plus une question de paperasserie - il suffit d'en oublier un pour que l'embauche soit bloquée pendant des trimestres, ce qui épuise les budgets et sape la confiance des travailleurs.

Comparaison des délais de traitement et des flux (mi-2025)

Utilisez le tableau pour faire correspondre l'urgence de l'embauche avec des délais et des engagements de coûts réalistes.

*Tableau de bord du traitement de Service Canada

Exposition financière - Fédéral vs CNESST

**La catégorie A comprend les documents falsifiés ou les fausses déclarations délibérées en vertu de l'article 209.97 du RIPR.

Réalité des coûts : Une seule fausse fiche de paie peut entraîner une amende fédérale de 100 000 $, plus les pénalités et les intérêts de la CNESST sur l'état des salaires, qui dépassent souvent 8 000 $ avant le règlement de l'affaire.

Implications pour les immigrants et les équipes RH

• Onboarding plus long: Les postes TEER 4-5 durent en moyenne 10 semaines entre l'offre d'emploi et l'entrée en fonction, soit une augmentation de 40 % par rapport à 2023.
• Renouvellements doubles: Près de 12 % des prolongations de TET au Québec sont refusées chaque année en raison d'un renouvellement manqué du CAQ, selon l'échantillon d'audit 2024 de MIFI.
• Travailleurs habilités: La CNESST a enregistré 1 478 plaintes de TET en 2024 (+22 % en glissement annuel) ; les fiches d'information en espagnol sont les plus téléchargées, ce qui confirme la sensibilisation croissante des travailleurs.

Plan d'action - Des gains rapides aux solutions à long terme

Pourquoi c'est important

L'écosystème de l'immigration et du travail au Québec se resserre plus rapidement que dans toute autre juridiction canadienne: moins de postes à accès rapide, des plafonds plus stricts pour les bas salaires et une application plus rigoureuse de la loi sur la santé et la sécurité au travail. Pour les RH, le message est clair : la maturité en matière de conformité est désormais un facteur de différenciation stratégique. Les entreprises qui maîtrisent la documentation bilingue, la synchronisation des données de la paie et les calendriers de renouvellement proactifs pourront non seulement éviter les amendes, mais aussi attirer plus rapidement des talents sur un marché de plus en plus concurrentiel.

Agir dès aujourd'hui

Même des employeurs réputés et bien dotés en ressources ont dû faire face à des amendes pour des erreurs qui auraient pu être évitées. La meilleure défense étant la préparation, prenez rendez-vous avec les experts de notre équipe pour un entretien gratuit sur la conformité en matière d'immigration.